Mijn blog

Als adviseur interne communicatie krijg ik regelmatig de vraag: 'Euh ok leuk, maar wat doe je dan eigenlijk?'. Niet altijd zo direct trouwens, maar de vragende ogen zeggen genoeg :).

Met dit blog geef ik je graag een kijkje in mijn wereld, de wereld van interne communicatie bij de TU Delft*.

Zoek zeker contact met me als je verder wilt praten over een blog (of iets anders). Dat doe ik dan graag met een goede bak koffie erbij.

*Dit sterretje voor een kleine disclaimer: ik vertel vanuit mijn oogpunt en vertegenwoordig dus niet mijn (IC) collega's.

Foto door: Marina Peters, beeldadviseur TU Delft

+31 (0)15 27 81259
+31 (0)6 38145743
m.e.hozee@tudelft.nl

Recente berichten

Recente reacties

    Archieven

    Categorieën

    Meta

    Slacken met collega’s, een evaluatie

    Posted on 07/03/2017 by

    Samen met Najiba (collega adviseur bij de Library) organiseerde ik twee weken geleden voor de eerste keer een bijeenkomst voor collega’s over Slack. Nu ben ik er groot voorstander van om eerste keren te evalueren, zeker omdat we de bijeenkomst vaker willen gaan organiseren. Deze bijeenkomst was zelfs een eerste keer in meerdere opzichten. Het was mijn eerste Slacksessie (evaluatiepunt #1), mijn eerste praktische werkinstructie (evaluatiepunt #2) en de eerste keer dat we er een filmpje van maakten (evaluatiepunt #3).

    Drie punten om te evalueren dus. Dat doe ik vanuit mijn perspectief, realiserend dat ik voor een objectieve en complete evaluatie ook de input van de aanwezigen nodig heb. Die heb ik wel kort opgehaald direct na de sessie, maar meer reacties ontvang ik heel graag. Was je erbij? Herken je iets niet of juist wel? Of heb je iets anders toe te voegen? Laat het me weten!

    checkfront-slack

    #1: Slacksessie voor Communication

    Slack is geïntroduceerd als digitale plek waar communicatiecollega’s met elkaar kunnen praten, sparren en samenwerken. Het CommunicationTUDelft Slack team is vanaf eind januari opengesteld voor alle communication collega’s en nu 72 man en vrouw groot. Daarvan is een kleinere groep collega’s ook echt actief. Dat is te verklaren omdat we ons in de opstartfase bevinden, maar ook vanuit de terugkerende vraag: wat is de meerwaarde van Slack? En daarmee wordt impliciet de vraag gesteld: wat is de meerwaarde van samenwerken?

    Reden om de sessie te organiseren met aandacht voor het praktische gebruik van Slack én de communication brede samenwerking. Dat laatste heel laagdrempelig. We vroegen de ongeveer 17 collega’s om met elkaar in gesprek te gaan over samenwerken. De vragen hierbij waren: wat moeten we meer doen, wat minder en wat moeten we helemaal niet meer doen? Najiba leidde dit onderdeel in met een Kahoot quiz over samenwerking* (Tip: Check www.kahoot.it als je op zoek bent naar een laagdrempelig middel voor interactie met je gasten bij een bijeenkomst of presentatie).

    In de groep met managers, adviseurs en support collega’s kwamen er al snel levendige gesprekken op gang. Daar waar supportcollega’s vrij snel mogelijkheden zagen om meer samen te werken, zoals rond de bachelor voorlichting, was de meerwaarde van een heel brede samenwerking niet voor iedereen direct duidelijk. Logisch, want niet iedereen werkt aan hetzelfde onderwerp. Wel werken we allemaal voor dezelfde organisatie met uiteindelijk dezelfde doelstelling. Iedereen was het dan ook met elkaar eens dat open communicatie binnen Communication de standaard zou moeten zijn. En met open bedoel ik hier het met elkaar praten over en delen van kennis en informatie. Dit kan gaan over trends in het vak of de meer praktische richtlijnen binnen de TU Delft, maar ook best practices kunnen onderwerp van gesprek zijn. Het bewaren van alle uitgewisselde kennis en informatie is belangrijk en daar is Slack de aangewezen tool voor. Zodat het goed terug te vinden is. Dit is bijvoorbeeld voor collega’s die nieuw zijn in de organisatie erg handig. Ook het delen van onze eigen (ook de lastigere) casussen en aanhaken op de ander werd genoemd. We zouden minder moeten zenden en we moeten scherp blijven op een loketjes/eilandjescultuur. Een dergelijke cultuur leidt tot meer dubbel werk en is trouwens ook niet zo klantvriendelijk (van het kastje naar de muur…). Overigens lenen niet alle onderwerpen zich voor een (brede) communicatie. Denk bijvoorbeeld aan onderwerpen waarover de woordvoerders zich buigen. Een private channel, een van de opties in Slack, kan hier wel weer handig zijn.

    #2: een praktische werkinstructie

    Adviseurs met een focus op interne communicatie, zijn meestal niet van die early adopters als het gaat om het omarmen van ‘happening’ tools zoals Slack. Ik ben daar de uitzondering op 😉 en kwam Slack tegen in mijn zoektocht naar een middel om binnen een netwerk met elkaar te praten en effectiever samen te werken. Want waar de samenleving steeds meer een (gesloten) netwerksamenleving wordt, is ook de netwerkorganisatie een feit. Als IC moeten wij hierop aanhaken zodat we ook de netwerkorganisatie kunnen ondersteunen. Het op de hoogte zijn van alternatieve samenwerkmethodes hoort daarbij. En hier geldt: een betere wereld begint bij jezelf. Communication is namelijk een netwerk bij de TU Delft die best meer zou kunnen samenwerken.

    Slack kwam in heel veel artikelen als beste uit de test en toen ik navraag deed bij mijn man (dat is wel een échte early adopter), bleek hij al in een actief Slackteam te zitten: een internationaal netwerk van 3D designers. Ik introduceerde Slack bij mijn communicatiecollega’s en wat bleek; het storytellingsnetwerk was net op zoek naar een samenwerkingstool en Slack werd daarin genoemd als optie. Alles kwam samen en zo zag het Communication TU Delft Slackteam het leven.

    Steeds meer collega’s werden lid en ik kreeg steeds meer vragen over het gebruik. Hoewel Slack een intuïtieve tool is, is het ook een tool waarin je in de vele functionaliteiten nog wel eens moet zoeken naar de juiste knop. Dat vraagt om een werkinstructie om de basis te leren. Dat was voor mij de aanleiding om mijn eerste werkinstructie te geven. Collega’s vonden het nuttig, in het bijzonder door het beeld dat ze kregen bij de mogelijkheden van Slack. We gaan dit zeker vaker organiseren voor de (ongeveer 125) overgebleven potentieel geïnteresseerde communicatiecollega’s.

    Uit deze ervaring met het geven van een werksessie, wil ik een paar tips meegeven:

    • Bereid de sessie goed voor en weet waar je het over hebt. Ik ben bekend met Slack als gebruiker, maar ik heb er voor gekozen daarbij een online training te volgen. Dat deed ik via Lynda.com, een online educatieplatform met videocursussen, bijvoorbeeld voor software.
    • Bij de voorbereiding hoort ook het checken van je software en je internetverbinding, dus zorg ervoor dat je op tijd bent om alles zodat je alles rustig kunt nalopen.
    • Met een groep deelnemers die varieert in kennis en ervaring met Slack wil je een werkinstructie niet te lang maken. Je wilt de gevorderden niet vervelen, maar ook niet te snel gaan voor de nieuwelingen. Uiteindelijk zijn we ongeveer drie kwartier aan het Slacken geweest en dat was precies goed voor deze tool en deze groep.
    • Zorg ervoor dat je de werkinstructie waarbij iedereen vooral naar zijn scherm aan het kijken is, afwisselt met interactieve gedeeltes. Zo zijn wij de bijeenkomst gestart met een korte inleiding en een vraag waar de collega’s kort over met elkaar over in gesprek konden. Die vraag had uiteraard een link met het onderwerp van de bijeenkomst. Na de werkinstructie, zette Najiba iedereen weer uit het computerstandje en op scherp met haar Kahoot quiz.
    • Wat humor in je werkinstructie is een prettige afwisseling. In Slack zorgt de /giphy optie voor dit fijne ingrediënt.
      giphy

    Eerste keer #3: filmpje achteraf

    De vernieuwing gaat lekker bij IC. Waar we ons aan het verdiepen zijn in vormen voor online samenwerking, zijn we ons ook bewust van de steeds groter wordende rol van (bewegend) beeld in communicatie. Bij interne bijeenkomsten denkt men niet direct aan beeld, maar juist hier is veel te winnen. Het in beeld vastleggen van je bijeenkomst, is erg waardevol om een aantal redenen:

    • Na een bijeenkomst, gaat men meestal weer terug naar de eigen waan van de dag. Door het verspreiden van een compilatie achteraf, staat iedereen weer even stil bij het onderwerp van je bijeenkomst.
    • Ga je filmen, dan moet je vooraf helder hebben wat je doel en het programma voor de bijeenkomst is zodat je weet wat je wilt laten zien in beeld. Hierdoor ben je extra scherp op je keuzes.
    • Doel bereikt of andere belangrijke uitkomsten om te delen? Door het te filmen, heb je bewijs op beeld. Klaar om te delen en nog eens aandacht te vragen voor je onderwerp. En 4) ook bij diegenen die er niet bij konden zijn.

    Veel ervaring hiermee hebben we nog niet en om dat te veranderen zijn we begonnen met het toevoegen van beeld aan door ons georganiseerde bijeenkomsten. Mijn collega Tjitske zette het al in bij een sessie voor Finance en de Slack bijeenkomst was dus mijn eerste keer. Mijn collega Ria heeft zich hiervoor verdiept in het vastleggen van bijeenkomsten en is nu onze dedicated scriptmaker/filmvrouw. Ik vind het verbazingwekkend hoe weinig beeld je nodig hebt en hoe snel een filmpje gemaakt is. Ria gebruikt een app en is gemiddeld een uur bezig om ruw materiaal om te zetten in een compilatie. Met de voorbereiding en het filmen ter plekke (2 uur) erbij, is ze dan in totaal 4 uur kwijt.

    Wil je iets TU breed communiceren en dat doen in videovorm, overweg dan een professioneel filmproductiebedrijf. Marina Peters, beeldadviseur bij de TU Delft en een van mijn IC collega’s, kan je trouwens ook adviseren over het gebruik van beeld.

    Reacties? Graag!

    *Interesse in onderzoek naar samenwerking? Najiba gebruikte deze bronnen voor de quiz:

    Be Sociable, Share!
      Posted in Interne communicatie   Tagged , , , , ,   permalink 

      Comments are closed.

      © 2011 TU Delft